Privacygevoelige informatie: zo kun je ze gemakkelijk bewaren

Privacy is tegenwoordig een belangrijk onderwerp. Het beschermen van gevoelige informatie tegen misbruik is essentieel. Of het nu gaat om persoonlijke informatie of om vertrouwelijke bedrijfsinformatie, het is belangrijk om passende maatregelen te nemen om die informatie te beschermen. In deze blog vind je enkele tips hoe je privacygevoelige informatie het beste kunt bewaren. 

Versleutelingstechnieken

Een van de belangrijkste manieren om vertrouwelijke informatie te beschermen, is het gebruik van versleutelingstechnieken. Het op een of andere manier versleutelen van informatie of het versleutelen van gegevens maakt het voor onbevoegden moeilijk om toegang te krijgen tot de gegevens. Dit kan door middel van software zoals encryptie. Een juiste versleuteling zorgt ervoor dat gegevens alleen toegankelijk zijn voor jou of degenen met wie je ze wilt delen.

Een strikt toegangsbeleid

In veel bedrijven staan ​​de regels nog op papier, maar het is veel handiger om Standard Operating Procedure (SOP) te implementeren. Wil je informatie zo goed en eenvoudig mogelijk opslaan, dan kan het belangrijk zijn om je aan een strikt toegangsbeleid te houden. Geef bijvoorbeeld alleen toegang aan degenen die over echt belangrijke informatie beschikken of specifieke informatie nodig hebben. Op deze manier kan het toegangsbeleid eenvoudig worden geverifieerd en gevolgd. Dit voorkomt ook dat de informatie wordt misbruikt. 

Gegevens vernietigen

Als je bepaalde gegevens niet meer nodig hebt, kun je deze bewaren of vernietigen. Als je deze gegevens wilt vernietigen, is het raadzaam om shredders te gebruiken die gegevens op een harde schijf kan vernietigen. Het is ook belangrijk om ervoor te zorgen dat vernietigde informatie niet kan worden hersteld. Het opstellen van standaard werkprocedures voor informatievernietiging helpt dit proces te formaliseren en ervoor te zorgen dat het consistent wordt uitgevoerd. 

Bewaar gegevens op veilige locaties

Het is belangrijk om privacygevoelige informatie op een veilige plek op te slaan. Dit kan betekenen dat gegevens worden opgeslagen op versleutelde harde schijven of beveiligde kluizen. Er moet voor worden gezorgd dat de locaties voor gegevensopslag veilig zijn en worden beschermd tegen ongeoorloofde toegang. Daarnaast is het belangrijk om de locatie van jouw gegevens te documenteren en bij te werken, zodat deze altijd gemakkelijk te vinden is. Het opstellen van standaardwerkprocedures voor het bewaren van gegevens helpt dit proces te formaliseren en consistent uit te voeren. 

Regelmatige updates en back-ups

Er is niets zo erg als het verliezen van belangrijke gegevens. Door virussen of technische problemen kan waardevolle informatie verloren gaan. Om dit te voorkomen, raden we aan om regelmatig updates en back-ups uit te voeren. Dit kan bijvoorbeeld door de data op te slaan op een externe harde schijf, cloud of andere veilige locatie. Een Standard Operating Procedure biedt deze mogelijkheden aan. Maar dat is niet alles. Deze informatie moet regelmatig worden bijgewerkt. Zo zijn de gegevens altijd terug te vinden bij een storing of andere calamiteit. 

Heeft deze blog jouw aandacht getrokken? Bekijk dan ook onze blogs over het omgaan met privacy gevoelige informatie op kantoor en alles over camera en privacy.